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SENAC RJ

Requisitos Ágeis com Design Thinking para Intranet

Briefing

A equipe de TI do SENAC Rio percebeu uma recorrência de problemas enfrentados nas definições de requisitos nos editais públicos da instituição. Cada edital possuía um conjunto de informações que se provaram insuficientes para a confecção de propostas assertivas por parte de candidatos à fornecedor. A subjetividade dos escopos de projetos que eram licitados gerava um desnível muito grande entre as propostas candidatas e mesmo quando iniciando um projeto com um vencedor, o relacionamento rapidamente se desgastava pois o entendimento do fornecedor a partir do edital era um, mas na prática aquelas informações não representavam as reais necessidades do negócio. Visando resolver este círculo vicioso, o SENAC resolveu, para o seu projeto de desenvolvimento de INTRANET, aplicar um processo co-criativo que focasse no entendimento pleno das demandas e descrição das mesmas em níveis granulares suficientes para o entendimento pleno e assertivo do fornecedor.

Desafio

Este projeto envolveu diversos desafios como o tempo: 20 dias para concluir um processo de levantamento e especificação de requisitos para uma intranet a ser usada por 3500 funcionários; o processo de identificação das necessidades e desejos das áreas usuárias a partir da co-criação promovida pelo processo empático do Design Thinking; e a criação de um documento priorizado de backlog do produto, considerando o nível adequado de granularidade para um edital público. Ou seja, deveríamos ser assertivos mas não poderíamos gerar protótipos para apoiar o edital pois os mesmos poderiam privar a criatividade do fornecedor-desenvolvedor da intranet. A quantidade de pessoas envolvidas nos processos co-criativos também foi um desafio visto que as áreas possuíam interesses divergentes, desta forma a figura do facilitador teve de além de conduzir o processo a partir das dinâmicas e ferramentas, orientar as pessoas para o caminho sinérgico da construção colaborativa.

Solução

Adotamos um processo consultivo de requisitos ágeis com Design Thinking estruturado em 4 etapas. A primeira foi sensibilização, envolvendo mais de 50 representantes das diversas áreas e departamentos do SENAC que atuariam co-criativamente no processo de identificação e detalhamento dos requisitos da intranet. Neste momento foi realizada uma palestra de sensibilização apresentando aos participantes o “porque do nosso método” e como o comprometimento deles era importante. Além de uma palestra foi realizado um workshop para entendimento da visão geral de todos sobre o projeto. A segunda fase foi a de imersão, onde compreendemos qual o real significado de valor das áreas usuárias, sua necessidades e seus desejos através de workshops co-criativos com diversos times multidisciplinares. Na sequência, a terceira fase ajudou a detalhar tais desejos como “User Stories” para o desenvolvimento ágil, também em workshops co-criativos com os stakeholders usuários. Desta forma pode-se a todo instante validar as User Stories pela ótica de valor criada e consolidada pelos próprios usuários. Por fim, a quarta etapa permitiu a criação de um backlog priorizado de histórias, ordenadas por ciclos de desenvolvimento.

Resultados

A entrega final do projeto foi um relatório contendo toda a evolução do processo consultivo com recomendações para as etapas de pré-game, game e pós-game para o desenvolvimento da plataforma. Identificamos ainda a tecnologia a ser adotada para a Intranet – o Sharepoint -, e conceitos de segurança, performance e gestão do conhecimento. Além disso entregamos uma DEF – Documento de Especificação Funcional, priorizado e contemplando as User Stories ordenadas por ciclos de desenvolvimento.

 

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